Kontakt

Kontakt z redakcją: kontakt@yeppas.pl

Dowiedz się więcej o PR

Public relations (PR) to świadome, planowe i ciągłe działania, mające na celu budowanie i utrzymywanie wzajemnych i korzystnych stosunków między organizacją i jej otoczeniem. Public relations to, inaczej mówiąc, kształtowanie wizerunku organizacji w otoczeniu, poprzez prowadzenie działań, wpływających na jej postrzeganie (czyli co robi, w jaki sposób, czym się kieruje, z kim współpracuje, czy jest skuteczna). Spotyka się również skrócone określenie PR jako „relacje z otoczeniem”. Często PR kojarzymy jedynie ze współpracą z dziennikarzami, a przecież nie tylko media wpływają na wizerunek organizacji.

Do PR-u zaliczamy jeszcze inne działania, które mają znaczenie dla postrzegania organizacji:

  • Media relations (współpraca z mediami) – to ciągłe utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami, dzięki którym w mediach (prasie, radio, telewizji) pojawiają się informacje o osiągnięciach i dokonaniach organizacji. Aby te informacje się pojawiły, konieczne jest korzystanie z odpowiednich narzędzi (narzędzia media relations). Są to m.in.: informacja prasowa, wywiad okolicznościowy w gazecie, relacja telewizyjna z imprezy, program radiowy, zaproszenie dziennikarzy na uroczystości, stała rubryka w gazecie lokalnej itp. (narzędzia media relations omawiamy szczegółowo w dalszych pytaniach).
  • Tworzenie tożsamości organizacji tzw. corporate identity (CI) – są to działania, które zmierzają do budowania oraz utrwalania określonego „obrazu” organizacji wśród jej odbiorców. W działaniach CI bardzo ważna jest spójność, konsekwencja oraz dbałość o szczegóły. Przykładami tworzenia tożsamości organizacji są np.: znak graficzny, logo, barwa, czcionka, papier i koperty firmowe, wizytówki, pieczątki, wzór pisma do odbiorców, ulotka z informacjami o organizacji, siedziba.
  • Lobbing obejmuje różnorodne działania, które zmierzają do upowszechniania idei ważnych dla organizacji, zyskiwania sojuszników dla przedsięwzięć organizacji. Lobbing to działania (rzecznictwo w określonej sprawie) zmierzające do uzyskania przychylności władz, mediów, innych zainteresowanych. Może być prowadzony na skalę krajową (np. lobbowanie za wprowadzeniem określonej ustawy) lub lokalną (np. aby władze miasta podjęły konkretne działania).
  • Zarządzanie sytuacją kryzysową - jest to odpowiednio przygotowane i przeprowadzone działanie (z wykorzystaniem pozostałych narzędzi PR) w sytuacji nagłej, niespodziewanej czy trudnej dla organizacji. Celem nie jest ukrycie nawet najtrudniejszej prawdy, ale przedstawienie jej zgodnie z rzeczywistością, z równoczesnym podjęciem działań, które zmniejszą lub usuną skutki kryzysu. Z zarządzaniem sytuacją kryzysową będziemy mieli do czynienia gdy np. na wyjeździe organizowanym przez organizację zdarzy się wypadek podczas zajęć sportowych lub gdy zostanie nagłośniona niejasna sytuacja finansowa organizacji.
  • Wydawnictwa własne  są to publikacje wydawane przez organizację, związane z jej codzienną działalnością, które „opowiadają” innym o stowarzyszeniu lub fundacji. Choć ich tematyka może dotyczyć różnych obszarów (bardzo specjalistycznych czy branżowych), wydawnictwo powinno być nośnikiem komunikatu i przesłania o organizacji. Przykładami wydawnictw są: ulotki i foldery o organizacji, roczne sprawozdanie, raport finansowy, strona internetowa, wystawa okolicznościowa.

Public relations to nic innego jak odpowiednia (pod względem czasu, miejsca i formy) komunikacja organizacji z otoczeniem, która przekłada się na bardzo wymierne korzyści: pozyskanych partnerów, zainteresowane media, nowych sponsorów lub donatorów, a także świadomych odbiorców działań.

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Istotą pracy public relations jest komunikowanie. To sztuka utrzymywania korzystnych relacji pomiędzy organizacją a otoczeniem. To budowanie zainteresowania i zaufania do organizacji. To opowiadanie historii, które mają zapadać w pamięć odbiorców i wpływać na ich oceny oraz podejmowane decyzje. To opisywanie i tłumaczenie produktów lub usług dostępnych na rynku. PR w firmie jest częścią rodziny złożonej z zarządu (lub właścicieli), marketingu i handlu.

Czas i scenariusz działań

PR-owcy wiedzą, jak zdobywać przychylność otoczenia i współpracować z nim – społecznością, władzami i dziennikarzami. Zawsze szukają sposobu jak zaistnieć w oficjalnych mediach, a także w kanałach prowadzonych przez pasjonatów – forach, grupach i social mediach. Publikacje, wzmianki, wywiady etc. muszą być wynikiem wyznaczonych celów komunikacyjnych i strategicznych firmy, a nie przypadkowym opisem lub tym bardziej negatywną opinią. Dlatego błędem jest powtarzanie frazy: Nieważne, co o tobie mówią, ważne, by mówili.

Przewagą są relacje

PR to wiele spotkań i „podań ręki” (PR is giving a hand). To nie tylko bezpośrednie wystąpienie PR-owca jako rzecznika. To przede wszystkim szukanie i eksponowanie ekspertów poruszających nowe tematy w dyskusji publicznej. Tak pomagamy firmie zaistnieć w mediach i internecie. Szczególnie przez ogłoszenie nowych danych rynkowych, trendów lub opinii o produktach. W sposób nienachalny, ekspercki i dopasowany do odbiorców.

Obserwowanie marki i otoczenia

Specjaliści PR zabezpieczają także firmę przed zagrożeniami wizerunkowymi, które wpływają często na zmniejszenie dochodów i udziału w rynku. Plotka, dezinformacja lub fake news może podkopać wiarygodność firm. Dlatego sporo uwagi poświęca się na słuchanie i obserwowanie tego, co dzieje się wokół (monitoring i analiza sytuacji).

Przyszłość PR-u?

W Polsce w ciągu kolejnych 10 lat, część specjalistów PR może zdobyć rolę zaufanego doradcy, a nie tylko managera informacji. To wymaga od nich lepszej znajomości przedsiębiorstwa i danej branży. Bo komunikacja jest ściśle połączona z biznesem. PR nie jest dodatkiem, promocją – ale stanowi istotny czynnik wielu procesów.
Komunikacja idei czy produktu nie jest łatwym zadaniem. Może napotkać wiele utrudnień i niespodzianek, dlatego specjalista PR towarzyszy wielu działaniom np. są to spotkania projektowe, grupy robocze, prace nad budżetem i strategią firmy. To zarówno działania strategiczne i operacyjne.