Dbajmy o kontakty z klientami

Im częstsze są nasze kontakty z klientami, tym ważniejsze będzie to, jak oni nas postrzegają, jakie mają o nas zdanie, zwłaszcza że te oceny mimowolnie mogą się przenosić na ich podejście do naszej firmy. Dlatego właśnie, zawsze powinniśmy wszystko robić w taki sposób, aby tacy klienci dobrze wiedzieli, że są dla nas ważni, aby mieli świadomość, że ważna jest dla nas ich opinia.

 

Musimy zwracać uwagę na ich potrzeby

 

Jeżeli prowadzimy firmę, to musimy sobie zdawać sprawę z tego, że nie będziemy mogli istnieć, jeśli nie będziemy mieli klientów. Dlatego tak ważne jest to, aby odnosić się do nich z szacunkiem, aby słuchać tego co mają nam do powiedzenia, bo może się okazać, że niektóre ich propozycji na zmiany, mogą się okazać bardzo trafione. Dodatkowo warto uważnie zapoznać się z ich uwagami, zwłaszcza jeżeli odnoszą się one do działania naszej firmy.

 

Nasz wygląd też jest ważny

 

Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że dla naszych klientów ważny będzie także nasz wygląd. To jak jesteśmy ubrani, jakie mamy rzeczy na sobie, w jakiej postawie stoimy. Czasami nawet podświadomie możemy im wysyłać jakieś sygnały, a oni podświadomie będą je odbierali. Dobrze, jeżeli będą one miały pozytywny wpływ na nasze kontakty. Gorzej, jeżeli ich oddźwięk będzie raczej negatywny.

 

Warto zobaczyć, co należy zrobić, aby mieć dobry kontakt z klientami. Im większa będzie nasza wiedza pod tym względem, tym z pewnością łatwiej będzie nam utrzymać odpowiedni wizerunek nas i naszej firmy, w oczach naszych klientów.

Dowiedz się więcej o PR

Aby prowadzone przez Ciebie działania z zakresu public relations cechowały się oczekiwaną skutecznością, w pierwszej kolejności powinieneś je odpowiednio skategoryzować. Podejmowane przez Ciebie kroki mogą być bowiem ukierunkowane na wewnętrzne i zewnętrzne procesy komunikacyjne.

  • Wewnętrzne, a więc skierowane (w szerokim ujęciu) do pracowników. Jak wiadomo, każde przedsiębiorstwo to ludzie, zaangażowanie, procesy i komunikacja. Umiejętność odpowiedniego doboru i zgrabnego posługiwania się wewnętrznymi narzędziami PR-u może w dużym stopniu poprawić funkcjonowanie firmy, wspomagając tym samym osiąganie wyznaczonych celów biznesowych.
  • Zewnętrzne procesy komunikacji ukierunkowane są na otoczenie przedsiębiorstwa – dostawców, klientów, inwestorów, media, społeczność lokalną, instytucje okołobiznesowe czy administrację rządową i pozarządową. Głównym celem zewnętrznych narzędzi PR jest kreowanie i utrzymanie odpowiedniej reputacji firmy.
  1. Narzędzia public relations to wszelkiego rodzaju techniki i instrumenty wykorzystywane przez specjalistów obszaru PR-u do osiągnięcia zamierzonych celów.
  2. Public relations wewnątrz firmy, określany również mianem Internal PR-u, jest pojęciem z pogranicza marketingu i HR-u, a prowadzone w jego ramach działania, w głównej mierze skupiają się na budowie relacji i procesach komunikacji wewnętrznej.
  3. Wśród najpopularniejszych i najczęściej stosowanych instrumentów PR-u wewnętrznego, można wymienić: mailingi pracownicze, spotkania informacyjne, wydarzenia firmowe oraz działania z zakresu budowy marki (employer branding).
  4. Aktywności podejmowane w ramach public relations ukierunkowane na zewnątrz przedsiębiorstwa, cechują się większym zróżnicowaniem intencjonalności, np. chęć poprawy wizerunku, zbudowania świadomości marki, czy efektywniejszego zarządzania informacjami.
  5. Do najefektywniejszych narzędzi PR-u zewnętrznego można zaliczyć: media relations, event marketing oraz wykorzystanie sieci społecznościowych.

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Dobrze zorganizowana konferencja prasowa może wzmocnić działania wizerunkowe organizacji, źle przygotowana – może im zaszkodzić.

Jak zorganizować konferencję prasową?

  • Określić cele konferencji – czy rzeczywiście mamy „newsa“, którego możemy przekazać mediom?
  • Ustalić termin, godzinę i miejsce – dokonać rezerwacji sali, sprawdzić, czy w danym terminie nie są organizowane inne konkurencyjne wydarzenia dla prasy; godzina powinna być przemyślana, tak by dziennikarze mieli czas na opracowanie materiałów po zakończeniu konferencji,
  • Zaplanować budżet, który zależy od możliwości organizacji, planowanego rozmiaru konferencji, liczby zaproszonych dziennikarzy i usługodawców wspierających, np. catering czy tłumaczenie, a także ilości i jakości materiałów, które chcemy przekazać przedstawicielom mediów,
  • Opracować bazę dziennikarzy, których chcemy zaprosić,
  • Przygotować zachęcające zaproszenia, wysłać je i potwierdzić udział dziennikarzy,
  • Bardzo dokładnie zaplanować część merytoryczną: kto reprezentuje organizację, kto prowadzi konferencję, co i jak prezentujemy (prezentacja, film, pokaz multimedialny), ile czasu mają trwać wystąpienia, należy przewidzieć czas na pytania od dziennikarzy, przygotować ekspertów, którzy udzielą wypowiedzi dla prasy po zakończonej części oficjalnej itd.,
  • Opracować teczki prasowe – tzw. press kity, w których powinny się znaleźć materiały prasowe, backgrounder (informacja o firmie), kontakt do biura prasowego, materiały graficzne itp.,
  • Dobrze jest przygotować check listę, w której zawrzemy wszystkie punkty związane z organizacją konferencji prasowej,
  • Po zakończeniu konferencji prasowej nie można zapomnieć o przesłaniu materiałów prasowych dziennikarzom nieobecnym, podziękowaniu uczestnikom i gościom, monitoringu mediów i aktualizacji bazy dziennikarzy.

2 Komentarze

  1. Niestety, sam się przekonałem, jak ważne są opinie klientów

  2. Tutaj naprawdę trzeba uważać na wszystko…

Leave a comment

Twój adres e-mail nie będzie widoczny.


*