Łatwy kontakt to podstawa

Jeżeli chcemy, aby klienci często do nas wracali, to z pewnością musimy im na każdym kroku pokazywać, że są dla nas ważni, że ważny jest dla nas kontakt z nimi, że interesujemy się tym, co mają nam do powiedzenia. Obecnie utrzymanie takich relacji jest znacznie łatwiejsze niż jeszcze jakiś czas temu, więc z pewnością warto z tego skorzystać.

 

Błyskawiczne odpowiedzi

 

Jeżeli klienci nawiązują z nami kontakt, czy to przez e-maile, telefon czy przez portale społecznościowe, to chcą wiedzieć, że są dla nas ważni i że zależy nam na kontakcie z nimi. Dlatego właśnie tak ważne jest to, abyśmy zawsze starali się jak najszybciej odpowiadać na ich wiadomości, bo tylko wtedy możemy być pewni, że będą oni się czuli docenieni i że dalej będą z nami chcieli kontynuować współpracę.

 

Korzystajmy z social mediów

 

Im więcej będziemy istnieć w social mediach, tym łatwiej klientom będzie o nas pamiętać, a więc w razie potrzeby, przypomną sobie o naszej ofercie. Dlatego tak ważne jest zamieszczanie tam różnych wpisów, filmików, zdjęć, jednak musimy też pamiętać o tym, aby wszystko było robione ze smakiem. Abyśmy nikogo nie obrażali tym co publikujemy i żebyśmy też potrafili utrzymać przyjazny ton rozmowy pod naszą publikacją, tak aby każdy kto nas odwiedzi na naszym profilu, czuł się tam naprawdę dobrze i chciał się tam udzielać.

 

Koniecznie zobaczmy jak to wszystko może się prezentować, jak to wszystko możemy wykorzystać dla naszych potrzeb. Dzięki odpowiednim działaniom będziemy mogli zrobić naprawdę wiele dobrego dla naszej firmy.

Dowiedz się więcej o PR

Opracowanie strategii PR to proces, który wymaga wiedzy i praktyki, ale też dokładnej analizy danych, które zostaną pozyskane np. w wyniku audytu komunikacyjnego poprzedzającego cały proces tworzenia strategii.

Elementy, które tworzą strategię public relations, to:

  • Analiza SWOT lub analiza sytuacji wyjściowej, która pozwoli zdefiniować problemy związane z komunikacją i wizerunkiem, mocne i słabe strony organizacji oraz jej szanse i zagrożenia,
  • Audyt komunikacyjny, który pomoże określić, jakie kanały informacji funkcjonują w organizacji i na ile są skuteczne, czego oczekują pracownicy, kontrahenci czy klienci. Audyt umożliwia ponadto zweryfikowanie, czy organizacja jest otwarta np. na krytykę lub wymianę opinii,
  • Analiza otoczenia – dzięki niej działania PR zawarte w strategii zostaną przygotowane z myślą o konkretnych grupach odbiorców,
  • Cele komunikacyjne,
  • Tzw. key messages, czyli główne przekazy, wokół których budujemy strategię,
  • Plan działania, czyli konkretne propozycje działań operacyjnych i narzędzia, które są rekomendowane do ich realizacji,
  • Budżet i harmonogram,
  • Ewaluacja, czyli zmierzenie efektywności działań ujętych w strategii public relations.

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Istotą pracy public relations jest komunikowanie. To sztuka utrzymywania korzystnych relacji pomiędzy organizacją a otoczeniem. To budowanie zainteresowania i zaufania do organizacji. To opowiadanie historii, które mają zapadać w pamięć odbiorców i wpływać na ich oceny oraz podejmowane decyzje. To opisywanie i tłumaczenie produktów lub usług dostępnych na rynku. PR w firmie jest częścią rodziny złożonej z zarządu (lub właścicieli), marketingu i handlu.

Czas i scenariusz działań

PR-owcy wiedzą, jak zdobywać przychylność otoczenia i współpracować z nim – społecznością, władzami i dziennikarzami. Zawsze szukają sposobu jak zaistnieć w oficjalnych mediach, a także w kanałach prowadzonych przez pasjonatów – forach, grupach i social mediach. Publikacje, wzmianki, wywiady etc. muszą być wynikiem wyznaczonych celów komunikacyjnych i strategicznych firmy, a nie przypadkowym opisem lub tym bardziej negatywną opinią. Dlatego błędem jest powtarzanie frazy: Nieważne, co o tobie mówią, ważne, by mówili.

Przewagą są relacje

PR to wiele spotkań i „podań ręki” (PR is giving a hand). To nie tylko bezpośrednie wystąpienie PR-owca jako rzecznika. To przede wszystkim szukanie i eksponowanie ekspertów poruszających nowe tematy w dyskusji publicznej. Tak pomagamy firmie zaistnieć w mediach i internecie. Szczególnie przez ogłoszenie nowych danych rynkowych, trendów lub opinii o produktach. W sposób nienachalny, ekspercki i dopasowany do odbiorców.

Obserwowanie marki i otoczenia

Specjaliści PR zabezpieczają także firmę przed zagrożeniami wizerunkowymi, które wpływają często na zmniejszenie dochodów i udziału w rynku. Plotka, dezinformacja lub fake news może podkopać wiarygodność firm. Dlatego sporo uwagi poświęca się na słuchanie i obserwowanie tego, co dzieje się wokół (monitoring i analiza sytuacji).

Przyszłość PR-u?

W Polsce w ciągu kolejnych 10 lat, część specjalistów PR może zdobyć rolę zaufanego doradcy, a nie tylko managera informacji. To wymaga od nich lepszej znajomości przedsiębiorstwa i danej branży. Bo komunikacja jest ściśle połączona z biznesem. PR nie jest dodatkiem, promocją – ale stanowi istotny czynnik wielu procesów.
Komunikacja idei czy produktu nie jest łatwym zadaniem. Może napotkać wiele utrudnień i niespodzianek, dlatego specjalista PR towarzyszy wielu działaniom np. są to spotkania projektowe, grupy robocze, prace nad budżetem i strategią firmy. To zarówno działania strategiczne i operacyjne.

2 Komentarze

  1. Odkąd zaczęłam działać w social mediach, mamy więcej klientów

  2. Im szybciej odpiszemy klientowi, tym ważniejszy będzie się on czuł .

Leave a comment

Twój adres e-mail nie będzie widoczny.


*