Może nam się wydawać, że tych wytycznych odnośnie odpowiedniego zachowania się i właściwego PR, jest tak dużo, że sami nie jesteśmy w stanie nad tym wszystkim zapanować. Jeśli tak jest faktycznie, albo po prostu chcemy mieć pewność, że wszystko jest tak jak być powinno, to z pewnością najlepiej zrobimy, jeżeli zatrudnimy do tego specjalistów.
Oni nam wszystko powiedzą
Warto wiedzieć, że taki specjalista dokładnie przyjrzy się temu, jak się ubieramy, jak się zachowujemy, w jaki sposób mówimy. Powie nam, co w naszym zachowaniu jest dobre, co będzie przyciągało do nas innych ludzi, ale także powie nam, co jest niewłaściwe i co powinniśmy zmienić. Dzięki takim radom, będziemy wiedzieli, że mamy nadmierną gestykulację, nad którą musimy zapanować, albo że mamy świetną dykcję, która sprawia, że po prostu nie da się ignorować tego co mówimy. Tutaj każdy szczegół może mieć ogromne znaczenie.
Warto się stosować do jego wskazówek
Jeżeli będziemy się stosowali do tego, co mówi nam PR-owiec, to może się okazać, że z czasem te jego sugestie i wskazówki zaczniemy bez problemów przejmować i już nie będziemy musieli o nich myśleć przez cały czas. To jest ważne, zwłaszcza jeżeli obejmujemy jakieś ważne stanowisko i mamy pod sobą sporą grupę ludzi, którzy powinni nas słuchać i powinni nas szanować.
Im lepsza będzie nasza prezencja, tym większa będzie szansa na to, że ludzie będą wykonywali nasze polecenia dlatego, że będą chcieli, a nie dlatego, że będą do tego przez nas w jakikolwiek sposób zmuszeni.
Dowiedz się więcej o PR
Dzięki systematycznej analizie sytuacji firmy i jej otoczenia, większość sytuacji kryzysowych można przewidzieć. Identyfikacja zagrożeń oraz opracowanie scenariusza ewentualnego kryzysu, pozwala na wdrożenie odpowiednich działań prewencyjnych.
Profesjonalnie prowadzone działania PR zakładają stworzenie kilku podstawowych narzędzi, które wykorzystuje się w komunikacji kryzysowej:
podręcznik działań antykryzysowych (ang. Crisis Communication Manual) – mapa procesów komunikacji, które organizacja powinna wdrożyć, aby zminimalizować skutki kryzysu i zapobiec mu w przyszłości. Taki manual zawiera: skład sztabu antykryzysowego z podziałem na funkcje, bazę niezbędnych kontaktów i procedury postępowania w sytuacji kryzysowej,
pakiet materiałów antykryzysowych (ang. Crisis Pack) – a w nim między innymi: wzory oświadczeń, informacje o firmie i jej produktach lub usługach, informacje nt. bezpieczeństwa i zarządzania jakością, informacje nt. stosunku do środowiska, społeczności lokalnych itp.,
Q&A (ang. Questions and Answers) – pytania i odpowiedzi, które mają wyjaśnić przyczyny powstania kryzysu oraz co się naprawdę wydarzyło, a także poinformować opinię publiczną o tym, jak organizacja chce opanować sytuację i co się wydarzy w najbliższej przyszłości,
informacje dotyczące konktaków z prasą,
zestaw materiałów dla pracowników (tzw. Briefing pack) – a w nim krótkie informacje, co się wydarzyło, co to oznacza dla pracownika, co można zrobić, by pomóc itp.
Warto pamiętać, że komunikacja kryzysowa może pomóc w utrzymaniu wartości firmy nawet wtedy, gdy pojawią się poważne problemy.
PUBLIC RELATIONS
Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.
Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).
Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.
Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.
Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.
Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.
Warto wiedzieć
Określanie celów public relations musi bazować na dwóch elementach:
misji organizacji – czyli odpowiedzi na pytanie, po co ona istnieje, jakie potrzeby chce zaspokajać, w jaki sposób to robi. Może to być zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług, troska o środowisko naturalne czy wysoki poziom obsługi klienta;
celach organizacyjnych – wyznaczonych dla organizacji na okres, dla którego planujemy działania public relations. Na ich na ich podstawie trzeba wyznaczyć cele działań PR. Cel działań PR jest zawsze wtórny wobec celu organizacyjnego.
Cele public relations można podzielić na trzy rodzaje: strategiczne, operacyjne i taktyczne. Pierwszy typ celów wiąże się z ogólnym kierunkiem działań PR, drugi – doprecyzowuje cele strategiczne tak, aby można było je zmierzyć, trzeci typ jest stosowany w przypadku złożonych strategii działań PR, którą dzieli się na odrębne programy działań do różnych grup docelowych. Innymi słowy: cele strategiczne wskazują kierunek, cele operacyjne pozwalają sprecyzować orientację.
Cele PR działań PR powinny być ściśle związane z celami działań organizacyjnych. Ich wyznaczenie pomaga w ukierunkowaniu działań PR. Dobre wyznaczenie celów PR nie tylko pomoże wybrać najbardziej odpowiednie narzędzia public relations, ale również ułatwi pomiar skuteczności działań. Dlatego zachęcamy Cię do ich starannego i sformułowania.
Miałem takiego specjalistę i to była dobra decyzja.
W takich sprawach warto się wzorować na najlepszych