Możemy zatrudnić specjalistów

Może nam się wydawać, że tych wytycznych odnośnie odpowiedniego zachowania się i właściwego PR, jest tak dużo, że sami nie jesteśmy w stanie nad tym wszystkim zapanować. Jeśli tak jest faktycznie, albo po prostu chcemy mieć pewność, że wszystko jest tak jak być powinno, to z pewnością najlepiej zrobimy, jeżeli zatrudnimy do tego specjalistów.

 

Oni nam wszystko powiedzą

 

Warto wiedzieć, że taki specjalista dokładnie przyjrzy się temu, jak się ubieramy, jak się zachowujemy, w jaki sposób mówimy. Powie nam, co w naszym zachowaniu jest dobre, co będzie przyciągało do nas innych ludzi, ale także powie nam, co jest niewłaściwe i co powinniśmy zmienić. Dzięki takim radom, będziemy wiedzieli, że mamy nadmierną gestykulację, nad którą musimy zapanować, albo że mamy świetną dykcję, która sprawia, że po prostu nie da się ignorować tego co mówimy. Tutaj każdy szczegół może mieć ogromne znaczenie.

 

Warto się stosować do jego wskazówek

 

Jeżeli będziemy się stosowali do tego, co mówi nam PR-owiec, to może się okazać, że z czasem te jego sugestie i wskazówki zaczniemy bez problemów przejmować i już nie będziemy musieli o nich myśleć przez cały czas. To jest ważne, zwłaszcza jeżeli obejmujemy jakieś ważne stanowisko i mamy pod sobą sporą grupę ludzi, którzy powinni nas słuchać i powinni nas szanować.

 

Im lepsza będzie nasza prezencja, tym większa będzie szansa na to, że ludzie będą wykonywali nasze polecenia dlatego, że będą chcieli, a nie dlatego, że będą do tego przez nas w jakikolwiek sposób zmuszeni.

Dowiedz się więcej o PR

Dobrze zorganizowana konferencja prasowa może wzmocnić działania wizerunkowe organizacji, źle przygotowana – może im zaszkodzić.

Jak zorganizować konferencję prasową?

  • Określić cele konferencji – czy rzeczywiście mamy „newsa“, którego możemy przekazać mediom?
  • Ustalić termin, godzinę i miejsce – dokonać rezerwacji sali, sprawdzić, czy w danym terminie nie są organizowane inne konkurencyjne wydarzenia dla prasy; godzina powinna być przemyślana, tak by dziennikarze mieli czas na opracowanie materiałów po zakończeniu konferencji,
  • Zaplanować budżet, który zależy od możliwości organizacji, planowanego rozmiaru konferencji, liczby zaproszonych dziennikarzy i usługodawców wspierających, np. catering czy tłumaczenie, a także ilości i jakości materiałów, które chcemy przekazać przedstawicielom mediów,
  • Opracować bazę dziennikarzy, których chcemy zaprosić,
  • Przygotować zachęcające zaproszenia, wysłać je i potwierdzić udział dziennikarzy,
  • Bardzo dokładnie zaplanować część merytoryczną: kto reprezentuje organizację, kto prowadzi konferencję, co i jak prezentujemy (prezentacja, film, pokaz multimedialny), ile czasu mają trwać wystąpienia, należy przewidzieć czas na pytania od dziennikarzy, przygotować ekspertów, którzy udzielą wypowiedzi dla prasy po zakończonej części oficjalnej itd.,
  • Opracować teczki prasowe – tzw. press kity, w których powinny się znaleźć materiały prasowe, backgrounder (informacja o firmie), kontakt do biura prasowego, materiały graficzne itp.,
  • Dobrze jest przygotować check listę, w której zawrzemy wszystkie punkty związane z organizacją konferencji prasowej,
  • Po zakończeniu konferencji prasowej nie można zapomnieć o przesłaniu materiałów prasowych dziennikarzom nieobecnym, podziękowaniu uczestnikom i gościom, monitoringu mediów i aktualizacji bazy dziennikarzy.

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Odbiorcą działań public relations jest każdy, kto w bezpośredni lub pośredni sposób znajduje się w otoczeniu zewnętrznym lub wewnętrznym danej organizacji.

I tak w grupie wewnętrznych adresatów działań PR znajdą się: kierownictwo przedsiębiorstwa (zarząd, rada nadzorcza, menedżerowie każdego szczebla), ale też pracownicy, związki zawodowe, akcjonariusze. Drugą grupę odbiorców działań public relations tworzą przede wszystkim klienci firmy, ale także wszystkie instytucje i organizacje związane z jej działalnością.

Zewnętrzne działania public relations mają docierać między innymi do przedstawicieli mediów, polityki, do konkurencji, sąsiadów – jednym słowem do tych, którzy w jakikolwiek sposób powiązani są z profilem działań prowadzonych przez daną instytucję czy przedsiębiorstwo.

2 Komentarze

  1. Miałem takiego specjalistę i to była dobra decyzja.

  2. W takich sprawach warto się wzorować na najlepszych

Leave a comment

Twój adres e-mail nie będzie widoczny.


*