Możemy zatrudnić specjalistów

Może nam się wydawać, że tych wytycznych odnośnie odpowiedniego zachowania się i właściwego PR, jest tak dużo, że sami nie jesteśmy w stanie nad tym wszystkim zapanować. Jeśli tak jest faktycznie, albo po prostu chcemy mieć pewność, że wszystko jest tak jak być powinno, to z pewnością najlepiej zrobimy, jeżeli zatrudnimy do tego specjalistów.

 

Oni nam wszystko powiedzą

 

Warto wiedzieć, że taki specjalista dokładnie przyjrzy się temu, jak się ubieramy, jak się zachowujemy, w jaki sposób mówimy. Powie nam, co w naszym zachowaniu jest dobre, co będzie przyciągało do nas innych ludzi, ale także powie nam, co jest niewłaściwe i co powinniśmy zmienić. Dzięki takim radom, będziemy wiedzieli, że mamy nadmierną gestykulację, nad którą musimy zapanować, albo że mamy świetną dykcję, która sprawia, że po prostu nie da się ignorować tego co mówimy. Tutaj każdy szczegół może mieć ogromne znaczenie.

 

Warto się stosować do jego wskazówek

 

Jeżeli będziemy się stosowali do tego, co mówi nam PR-owiec, to może się okazać, że z czasem te jego sugestie i wskazówki zaczniemy bez problemów przejmować i już nie będziemy musieli o nich myśleć przez cały czas. To jest ważne, zwłaszcza jeżeli obejmujemy jakieś ważne stanowisko i mamy pod sobą sporą grupę ludzi, którzy powinni nas słuchać i powinni nas szanować.

 

Im lepsza będzie nasza prezencja, tym większa będzie szansa na to, że ludzie będą wykonywali nasze polecenia dlatego, że będą chcieli, a nie dlatego, że będą do tego przez nas w jakikolwiek sposób zmuszeni.

Dowiedz się więcej o PR

Opracowanie strategii PR to proces, który wymaga wiedzy i praktyki, ale też dokładnej analizy danych, które zostaną pozyskane np. w wyniku audytu komunikacyjnego poprzedzającego cały proces tworzenia strategii.

Elementy, które tworzą strategię public relations, to:

  • Analiza SWOT lub analiza sytuacji wyjściowej, która pozwoli zdefiniować problemy związane z komunikacją i wizerunkiem, mocne i słabe strony organizacji oraz jej szanse i zagrożenia,
  • Audyt komunikacyjny, który pomoże określić, jakie kanały informacji funkcjonują w organizacji i na ile są skuteczne, czego oczekują pracownicy, kontrahenci czy klienci. Audyt umożliwia ponadto zweryfikowanie, czy organizacja jest otwarta np. na krytykę lub wymianę opinii,
  • Analiza otoczenia – dzięki niej działania PR zawarte w strategii zostaną przygotowane z myślą o konkretnych grupach odbiorców,
  • Cele komunikacyjne,
  • Tzw. key messages, czyli główne przekazy, wokół których budujemy strategię,
  • Plan działania, czyli konkretne propozycje działań operacyjnych i narzędzia, które są rekomendowane do ich realizacji,
  • Budżet i harmonogram,
  • Ewaluacja, czyli zmierzenie efektywności działań ujętych w strategii public relations.

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Rzecznik prasowy to profesja z pogranicza public relations oraz dziennikarstwa. Dobry fachowiec zna tajniki związane z PR, ale też wie, jak działają współczesne media i czego oczekują dziennikarze.

Rzecznik prasowy powinien mieć dostęp do wszystkich informacji w organizacji – to on lub ona w uzgodnieniu z zarządem przedsiębiorstwa decyduje, które dane i w jaki sposób mogą być przekazane mediom.

Rzecznik prasowy powinien być łatwo dostępny dla mediów, otwarty na współpracę, komunikatywny, wypowiadający się w sposób logiczny i opanowany. Powinien czuć odpowiedzialność za przekaz, który trafia do mediów. Jeśli nie jest ekspertem w danej dziedzinie i nie może udzielić dziennikarzowi natychmiastowej odpowiedzi, powinien obiecać zdobycie niezbędnych informacji i przekazać je niezwłocznie.

Biuro prasowe to niejednokrotnie część działu komunikacji / PR w organizacji. Rolę biura prasowego często pełni agencja public relations, która bierze na siebie wszystkie wynikające z tego obowiązki. Zespół biura prasowego wspiera rzecznika w codziennych kontaktach z mediami, redaguje teksty informacji prasowych, opracowuje wypowiedzi ekspertów czy stanowiska zarządu. Biuro prasowe monitoruje rynek mediów, reaguje na zmiany (np. pojawienie się nowego tytułu lub przejście dziennikarza do innej redakcji).

2 Komentarze

  1. Miałem takiego specjalistę i to była dobra decyzja.

  2. W takich sprawach warto się wzorować na najlepszych

Leave a comment

Twój adres e-mail nie będzie widoczny.


*