Dowiedz się więcej o PR

Public relations (PR) to świadome, planowe i ciągłe działania, mające na celu budowanie i utrzymywanie wzajemnych i korzystnych stosunków między organizacją i jej otoczeniem. Public relations to, inaczej mówiąc, kształtowanie wizerunku organizacji w otoczeniu, poprzez prowadzenie działań, wpływających na jej postrzeganie (czyli co robi, w jaki sposób, czym się kieruje, z kim współpracuje, czy jest skuteczna). Spotyka się również skrócone określenie PR jako „relacje z otoczeniem”. Często PR kojarzymy jedynie ze współpracą z dziennikarzami, a przecież nie tylko media wpływają na wizerunek organizacji.

Do PR-u zaliczamy jeszcze inne działania, które mają znaczenie dla postrzegania organizacji:

• Media relations (współpraca z mediami) – to ciągłe utrzymywanie kontaktu z dziennikarzami, dzięki którym w mediach (prasie, radio, telewizji) pojawiają się informacje o osiągnięciach i dokonaniach organizacji. Aby te informacje się pojawiły, konieczne jest korzystanie z odpowiednich narzędzi (narzędzia media relations). Są to m.in.: informacja prasowa, wywiad okolicznościowy w gazecie, relacja telewizyjna z imprezy, program radiowy, zaproszenie dziennikarzy na uroczystości, stała rubryka w gazecie lokalnej itp. (narzędzia media relations omawiamy szczegółowo w dalszych pytaniach).
• Tworzenie tożsamości organizacji tzw. corporate identity (CI) – są to działania, które zmierzają do budowania oraz utrwalania określonego „obrazu” organizacji wśród jej odbiorców. W działaniach CI bardzo ważna jest spójność, konsekwencja oraz dbałość o szczegóły. Przykładami tworzenia tożsamości organizacji są np.: znak graficzny, logo, barwa, czcionka, papier i koperty firmowe, wizytówki, pieczątki, wzór pisma do odbiorców, ulotka z informacjami o organizacji, siedziba.
• Lobbing –obejmuje różnorodne działania, które zmierzają do upowszechniania idei ważnych dla organizacji, zyskiwania sojuszników dla przedsięwzięć organizacji. Lobbing to działania (rzecznictwo w określonej sprawie) zmierzające do uzyskania przychylności władz, mediów, innych zainteresowanych. Może być prowadzony na skalę krajową (np. lobbowanie za wprowadzeniem określonej ustawy) lub lokalną (np. aby władze miasta podjęły konkretne działania).
• Zarządzanie sytuacją kryzysową - jest to odpowiednio przygotowane i przeprowadzone działanie (z wykorzystaniem pozostałych narzędzi PR) w sytuacji nagłej, niespodziewanej czy trudnej dla organizacji. Celem nie jest ukrycie nawet najtrudniejszej prawdy, ale przedstawienie jej zgodnie z rzeczywistością, z równoczesnym podjęciem działań, które zmniejszą lub usuną skutki kryzysu. Z zarządzaniem sytuacją kryzysową będziemy mieli do czynienia gdy np. na wyjeździe organizowanym przez organizację zdarzy się wypadek podczas zajęć sportowych lub gdy zostanie nagłośniona niejasna sytuacja finansowa organizacji.
• Wydawnictwa własne – są to publikacje wydawane przez organizację, związane z jej codzienną działalnością, które „opowiadają” innym o stowarzyszeniu lub fundacji. Choć ich tematyka może dotyczyć różnych obszarów (bardzo specjalistycznych czy branżowych), wydawnictwo powinno być nośnikiem komunikatu i przesłania o organizacji. Przykładami wydawnictw są: ulotki i foldery o organizacji, roczne sprawozdanie, raport finansowy, strona internetowa, wystawa okolicznościowa.

Public relations to nic innego jak odpowiednia (pod względem czasu, miejsca i formy) komunikacja organizacji z otoczeniem, która przekłada się na bardzo wymierne korzyści: pozyskanych partnerów, zainteresowane media, nowych sponsorów lub donatorów, a także świadomych odbiorców działań.

Warto wiedzieć

Dobrze zorganizowana konferencja prasowa może wzmocnić działania wizerunkowe organizacji, źle przygotowana – może im zaszkodzić.

Jak zorganizować konferencję prasową?

• Określić cele konferencji – czy rzeczywiście mamy „newsa“, którego możemy przekazać mediom?
• Ustalić termin, godzinę i miejsce – dokonać rezerwacji sali, sprawdzić, czy w danym terminie nie są organizowane inne konkurencyjne wydarzenia dla prasy; godzina powinna być przemyślana, tak by dziennikarze mieli czas na opracowanie materiałów po zakończeniu konferencji,
• Zaplanować budżet, który zależy od możliwości organizacji, planowanego rozmiaru konferencji, liczby zaproszonych dziennikarzy i usługodawców wspierających, np. catering czy tłumaczenie, a także ilości i jakości materiałów, które chcemy przekazać przedstawicielom mediów,
• Opracować bazę dziennikarzy, których chcemy zaprosić,
• Przygotować zachęcające zaproszenia, wysłać je i potwierdzić udział dziennikarzy,
• Bardzo dokładnie zaplanować część merytoryczną: kto reprezentuje organizację, kto prowadzi konferencję, co i jak prezentujemy (prezentacja, film, pokaz multimedialny), ile czasu mają trwać wystąpienia, należy przewidzieć czas na pytania od dziennikarzy, przygotować ekspertów, którzy udzielą wypowiedzi dla prasy po zakończonej części oficjalnej itd.,
• Opracować teczki prasowe – tzw. press kity, w których powinny się znaleźć materiały prasowe, backgrounder (informacja o firmie), kontakt do biura prasowego, materiały graficzne itp.,
• Dobrze jest przygotować check listę, w której zawrzemy wszystkie punkty związane z organizacją konferencji prasowej,
• Po zakończeniu konferencji prasowej nie można zapomnieć o przesłaniu materiałów prasowych dziennikarzom nieobecnym, podziękowaniu uczestnikom i gościom, monitoringu mediów i aktualizacji bazy dziennikarzy.